Przykłady

Tak wygląda różnica między „ręcznie” a „automatycznie”.

Poniżej kilka typowych sytuacji, z którymi mierzą się małe i średnie firmy — oraz to, jak wygląda ten sam proces po wdrożeniu automatyzacji. Każda firma jest inna, więc poniższe przykłady traktuj jako punkt wyjścia do rozmowy, nie gotowy szablon.

Obsługa zapytań od nowych klientów

Klient wypełnia formularz na stronie albo pisze przez Messengera. Zanim ktoś się tym zajmie, zgłoszenie potrafi poleżeć w skrzynce kilka godzin — a czasem trafia w ogóle na dno maila i ginie.

Ręcznie

Sprawdzanie skrzynki i różnych kanałów kilka razy dziennie
Ręczne przepisywanie danych zgłoszenia do arkusza
Pisanie tej samej wiadomości powitalnej za każdym razem
Pamiętanie, komu przekazać zgłoszenie

Automatycznie

Zgłoszenie od razu trafia do wspólnego arkusza lub CRM
System wysyła wiadomość powitalną w ciągu kilku sekund
Zgłoszenie automatycznie trafia do właściwej osoby
Powiadomienie na telefon lub Slacka o nowym leadzie

Oszczędność: około 4 godzin tygodniowo

Wystawianie i wysyłka faktur

Koniec miesiąca to zawsze ta sama procedura: otwórz program księgowy, wystaw fakturę, pobierz PDF, wyślij maila, zapisz w folderze, a za dwa tygodnie sprawdź, czy klient zapłacił.

Ręcznie

Ręczne przepisywanie danych z zamówienia do faktury
Pobieranie PDF-a i wysyłanie maila osobno
Ręczne pilnowanie terminów płatności
Wysyłanie przypomnień "z ręki"

Automatycznie

Faktura generuje się automatycznie z danych zamówienia
Trafia do klienta mailem bez dodatkowych kliknięć
System sam pilnuje terminu płatności
Automatyczne przypomnienie, jeśli termin mija

Oszczędność: około 3 godzin tygodniowo

Cotygodniowy raport sprzedaży

Dane o sprzedaży leżą w kilku miejscach naraz — sklep internetowy, system płatności, arkusz z zamówieniami telefonicznymi. Zebranie tego w jeden raport zajmuje pół piątkowego popołudnia.

Ręcznie

Logowanie się do kilku systemów po kolei
Kopiowanie liczb do wspólnego arkusza
Ręczne tworzenie wykresów za każdym razem od nowa

Automatycznie

Dane spływają do jednego miejsca same, codziennie
Raport jest gotowy, zanim usiądziesz przy biurku
Wykresy aktualizują się bez dotykania niczego

Oszczędność: około 5 godzin tygodniowo

Aktualizacja danych między systemami

Dane klienta zmieniają się w systemie sprzedaży, ale ktoś musi pamiętać, żeby przenieść tę samą zmianę do programu księgowego i arkusza magazynowego. Prędzej czy później coś się rozjeżdża.

Ręcznie

Przepisywanie tych samych danych w dwóch, trzech miejscach
Ryzyko literówki albo pominięcia jednego systemu
Sprawdzanie na koniec miesiąca, czy wszystko się zgadza

Automatycznie

Zmiana w jednym systemie od razu pojawia się w pozostałych
Brak ręcznego przepisywania — a więc brak literówek
Dane są spójne przez cały czas, nie tylko na koniec miesiąca

Oszczędność: około 2 godzin tygodniowo

Rozpoznajesz swoją firmę w którymś z tych przykładów? Napisz, jak wygląda to u Ciebie — sprawdzę, co da się uprościć.

Napisz o swojej firmie